Exploitation Messagerie, Groupage & Distribution

7Exploitation Messagerie Distribution   EXPLOITATION pour les activités MESSAGERIES, GROUPAGE et DISTRIBUTION

Pour gérer les saisies, les mises en tournées, la production des documents de l’exploitation, les consignations vers les correspondants et vers les autres agences, les rapports et remontées d’informations.

Gestion optimisée dans les traitements de saisie et dans les traitements d’édition propre à l’exploitation :

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EN RESUMÉ:

  • TRAITEMENT DES POSITIONS DE TRANSPORT, ou OT, intégration EDI, production des commandes répétitives
  • Contrôle des récépissés en attente ou non affectés, états de quais (messagerie), gestion des souffrances, des rendez-vous
  • Tarification automatique
  • Constitution des voyages (dossiers) ou tournées, ou affectation aux affrétés (affrètement de commandes ou de dossiers)
  • Documents journaliers
  • Rapports
  • Taxation et gestion des résultats en temps réel, dès la saisie
  • Gestion des sommes à encaisser
  • Interrogations multiples

OPERATIONS D’ENREGISTREMENT DES POSITIONS

SAISIES

  • pour les enlèvements
  • pour les arrivages (confrères)
  • pour les expéditions

 TRANSFERTS AUTOMATIQUES

  • Réception des positions en provenance d’autres agences, de clients ou confrères, transférées par moyens électroniques
  • Identification du client et destinataire
  • Détermination automatique du sous-traitant final sur la région
  • Gestion de quais multiples (caractéristique Traplus)
  • Constitution automatique des dossiers par direction, et des particularités (date impérative, rendez‑vous,…)
  • Valorisation de la position par application des règles de taxation : poids, volume, longueur, unité de manutention, unité logistique, valeur déclarée, CR, etc…

Possibilité de superposition de tarifs : traction, livraison, enlèvement, …

Regroupements tarifaires selon les clients et destinations

Affichage et contrôle interactif des montants

  • Identification des affrètements, avec provisionnement des coûts dès la saisie

 RAPPORTS D’ARRIVAGE

  • Constitution du rapport sur les incidents et anomalies constatées,
    • par l’appel des positions en anomalie
    • par l’appel du bordereau de groupage du confrère, particulièrement pour les positions reçues par EDI
    • Génération automatique à partir des scan de quai  (gérés par le logiciel Traplus Suivi Colis)
  • Alimentation de l’historique de la position
  • Gestion des dévoyés ou non identifiés, enrichissement d’une base de données des positions en excédent, consultation à tout moment de cette base lors du constat de manquant
  • Edition du rapport d’arrivage et transmission automatique vers le confrère par fax ou par transmission EDI, en conformité avec la norme GTF, fichier ARRNOT
  • Gestion des confirmations de rapports d’arrivage

EN MULTI‑SITES :

  • Recherche des excédents sur l’agence, ou sur l’ensemble du réseau pour localiser le(s) colis, recherche par direction, par nature de marchandise, par destinataire
AIDES ET CONSTITUTION DES CHARGEMENTS
  • Listes de pré chargement (optionnel)
  • Affectations automatiques,  ou par direction ou par code barre
  • Constitution ou ajustement des tournées et groupages dans un mode visuel grâce au module Traplus Planning Distribution

GESTION DES COMPLEMENTS

  • Ajout de rubriques complémentaires à la position, textes consignes et commentaires, frais, produits, prestations, emballages et supports …

EMISSION DES DOCUMENTS JOURNALIERS

  • RECEPISSES à modèles paramétrés selon les directions, ou correspondants,en automatique ou sur appel par direction,  formulaires multiples, Option d’édition en agence finale, ou édition en A4 pour un traitement par la GED,
  • Relevé des sommes à encaisser,…
  • Bordereaux de déchargement,
  • BORDEREAUX DE GROUPAGE généraux ou par correspondant, BORDEREAU DE CAMIONNAGE

OUVERTURES VERS LES MODULES ET APPLICATIONS ASSOCIEES: STOCKS, PALETTES

Edition des STATISTIQUES JOURNALIERES

GESTION DES RETOURS DE TOURNEE, VALIDATION DES MISSIONS
  • Confirmation des livraisons et positionnement des incidents,
  • Gestion des automatismes: remise à quai, mise en livraison au lendemain, prise rendez vous
  • Déclenchement automatique et simultané des informations vers clients, transporteurs, expéditeurs, destinataires … (fax, mail)
  • Normalisation EDI
  • Enrichissement base tracing (historique position)
  • Remontée des rapports en provenance des correspondants ou affrétés.
GESTION DES SOMMES A ENCAISSER  (CR, PORTS) – espèces, chèques directs, chèques entreprise
  • Cette application spécifique permet divers modes d’encaissement et une gestion plus précise et plus automatisée, avec (ou non selon le mode) des implications comptables permanentes.
  • Les affichages de recherche, en MULTI‑CRITERES, permettent par exemple la visualisation de ces opérations sous plusieurs modes:
    • par client expéditeur, de date à date,
    • par type d’opération, par sous‑traitant, opérations encaissées ou non.
    • par montant,

et de manière globale, les opérations à encaisser ou à régler.

Des fonctions d’édition permettent l’émission

    • des relevés mensuels des sommes dues, confrères et correspondants,
    • des lettres d’accompagnement des chèques de règlement aux clients expéditeurs.

Cette solution, très intégrée à l’exploitation et résultat de plusieurs logiques successivement mises en œuvre chez nos clients transporteurs, est à ce jour la meilleure pour traiter ce type d’opération.

GESTION DU S.A.V. D’EXPLOITATION

  • Archivage de l’historique des événements par position
  • Accès en mode multi‑critères, par client, par référence client, par destination,…
  • Suivi des positions en multi‑sites
  • Relances automatiques des demandes effectuées auprès des clients ou transporteurs (décisions/souffrances, demandes de récépissés émargés, …), en fonction de délais paramétrés par type d’anomalie, sous forme de textes différenciés.

GESTION DES PRESENTATIONS MULTIPLES

  • Application de frais additionnels
  • Remise en livraison pour le jour déterminé (automatique ou manuel)
  • Déclenchement information(s)

GESTION DES RENDEZ‑VOUS

  •  Création des dossiers identifiés RDV
  • Prise de RDV, contrôles dates de livraison souhaitées ou impératives
  • Positionnement sur dossiers livraison du jour déterminé
  • Déclenchement information(s)

 GESTION DES RETOURS MARCHANDISES

  • Création de récépissés par référence à la position d’origine
  • Tarification (tarif spécial possible)
  • Possibilité d’édition de récépissés spécialisés  « RETOUR »
  • Création de liens logiques entre la position d’origine et la position de retour, permettant, en recherche, de connaître l’historique complet de la position

 GESTION DES REGULARISATIONS

  • Création de récépissés par référence à la position d’origine affectée d’une anomalie de type manquant
  • Tarification, ou création du service
  • Possibilité d’édition de récépissés spécialisés « EN REGUL »
  • Création de liens logiques entre la position d’origine et la position de régul, permettant, en recherche, de connaître l’historique complet de la position

Le PLANNING GRAPHIQUE pour l’activité MESSAGERIE-GROUPAGE-DISTRIBUTION

Logo Planning Distribution  PLANNING DISTRIBUTION

Ce module concentre  lui seul, sous forme de planning à la journée, les différentes fonctions de l’exploitation classique, tout en gérant en temps réel les mesures liées aux chargements (CA, poids, …), les indicateurs d’alerte et de compatibilité liés aux clients, destinataires et ordres de transport.

 

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