Exploitation Lot & Affrètement

Exploitation Lot Affrètement
     EXPLOITATION pour les activités LOT et AFFRÈTEMENT

Pour gérer le planning véhicule et conducteur, l’affrètement, les relations clients, la bourse de fret, les rapports d’activité …

Gestion optimisée dans les traitements de saisie et dans les traitements d’édition propre à l’exploitation :

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EN RESUMÉ :

  • TRAITEMENT DES POSITIONS DE TRANSPORT, ou OT, intégration EDI, production des commandes répétitives
  • Contrôle des commandes en attente ou non affectés, , gestion des anomalies, des rendez-vous
  • Taxation automatique
  • Constitution des voyages (dossiers) ou affectation aux affrétés (affrètement de commandes ou de dossiers)
  • Documents journaliers
  • Rapports
  • Taxation et gestion des résultats en temps réel, dès la saisie – Etat des marges
  • Gestion des sommes à encaisser
  • Interrogations multiples

TRAITEMENTS DE L’EXPLOITATION ET DE LA TAXATION

SAISIE ET PRE-TRAITEMENT DES DOSSIERS DE TRANSPORT (OU DE PRESTATION)

Prises de commandes (ordres de transport), comprenant, notamment les fonctions suivantes :

  • Identification du donneur d’ordre, client, destinataire  (recherches / écran)
  • Affichage et reprise des contraintes liées à l’expéditeur, au destinataire,
  • Récupération des « relations »  pour les trafics réguliers, pour éviter les saisies répétitives,
  • Génération d’OT à partir de demandes de prix validées,
  • Recherche et affectation automatique des distances théoriques selon la géolocalisation
  • Valorisation de la position par application des règles de taxation : poids, volume, longueur, valeur déclarée, … tarifs par grille, au forfait, en prix « forcé »,
  • Identification des affrètements, avec provisionnement des coûts et confirmation aux affrétés
  • Aide à l’exploitant par affichage des précédents affrètements sur la relation départ/arrivée , les sous-traitants, les coûts
  • Gestion des lots groupés
  • Eventuellement segmentation de l’ordre…
  • Mise en attente ou affectation immédiate et constitution du dossier voyage
  • Nombreuses fonctions de recherches et d’aide dans les saisies par l’utilisation généralisée du fenêtrage.
  • Déclenchement automatique ou sur demande de courriers (fax ou mail), pour :
    • confirmer les commandes aux clients,
    • confirmer les opérations d’affrètement aux sous-traitants, assortis des conditions négociées.
  • Les prestations diverses (locations, manutention, frais divers, …) sont traitées à l’identique, et viendront s’intégrer dans la gestion, et orientées vers des postes comptables et statistiques bien définis.

GESTION DES TRANSPORTS RECURRENTS

  • A partir des relations régulières et d’un planning de prestations

GESTION DES COMPLEMENTS

  • Ajout de rubriques complémentaires à la position : textes consignes et commentaires, frais, produits, emballages et supports…, et également des rubriques de prestations de manutention, de location, etc …

GESTION DES MATIERES DANGEREUSES

  • Grâce au référentiel MD, le système peut associer plusieurs produits, avec leurs paramètres, à un OT, et permet  des éditions adaptées.

AFFECTATION DES COMMANDES SUR LES DOSSIERS VOYAGES

  • A partir de la saisie ou du rappel de la commande, affectation des commandes sur dossiers.
  • Un dossier peut représenter une prestation ou un groupe de prestations.
  • Fonction traitée également par le Planning Graphique (cf ci-après).

PLANIFICATION DES OPERATIONS DE TRANSPORT

  • A partir d’un planning écran, présentant à la fois les commandes, les véhicules dans la zone, et les conducteurs affectés, il est possible :
    • de visualiser et d’affecter les commandes
    • de connaître l’état de chargement des véhicules
    • de connaître l’heure d’arrivée prévisionnelle à destination en fonction du distancier et des temps théoriques de chargement, repos et déchargement
    • de connaître les amplitudes des conducteurs et de demander un contrôle de faisabilité du voyage, en fonction des temps d’activité, conformément aux règles du contrat social
    • de déclencher l’édition de l’ordre de mission
    • de mettre à jour les plannings véhicules et conducteurs
    • de déposer si besoin dans des bourses de fret.

DEPOSE DANS LES BOURSES DE FRET

  • Les exploitants et affréteurs déposent en un seul clic dans leurs bourses de fret usuelles, avec possibilité de rafraîchir, supprimer et suivre les frets.
  • Cette fonctionnalité permet une efficacité accrue pour la vente des frets ainsi qu’un gain de temps découlant d’une saisie unique.

EMISSION DES DOCUMENTS JOURNALIERS

  • Récépissés ou CMR, feuille d’expédition
  • Bordereaux de voyage
  • Ordre de mission détaillé
  • Nombreux états de contrôles

OUVERTURES VERS LES APPLICATIONS ASSOCIEES :

  • STOCKS, PALETTES

Edition des STATISTIQUES JOURNALIERES

POUR l’ACTIVITE AFFRETEMENT

  • Les fonctions de base de maintenance et les structures de fichiers de base : clients, tarifs, paramètres,…  sont les mêmes pour toutes les activités.
  • La fonction de saisie des commandes offre une présentation différente prenant en compte des relations régulières mémorisées et une fonction d’affrètement intégrée, avec déclenchement automatique des confirmations en vente et en achat.
  •  La chronologie naturelle, comme pour les autres activités, permet de traiter :
    • la saisie des commandes et si possible la taxation immédiate  ou l’accord tarifaire,
    • la mise en portefeuille pour une exploitation ultérieure,
    • l’affectation du sous-traitant, à partir d’un choix, aidé par le système.
  •  Ce dernier point relève d’une fonction de type planning qui permet :
    • L’affichage des commandes à traiter, selon divers critères
    • A partir d’une commande, et pour aider l’exploitant, le système propose un choix de fonctionnalités: comparatif tarif sur la relation, affichage de tous les affrètements antérieurs sur la relation géographique, et les conditions de vente et d’achat, création immédiate du nouvel affrété, etc…
    • Le choix du sous-traitant
    • Le provisionnement du coût sur l’OT
    • La confirmation par fax (système fax nécessaire) ou par mail selon des formulaires préétablis et adaptables par traitement de texte.
  •  Des états particuliers sont propres à cette activité.
  • Tous les mécanismes de provisionnement des coûts, de contrôles des factures des sous-traitants (en multi-devises), de comptabilisation automatique des achats, de production d’états de situations des frais et frais à payer, sont des processus identiques dans TRAPLUS, quelque soient les activités.

Le PLANNING GRAPHIQUE pour le LOT

Logo Planning Lot  PLANNING LOT

Le module planning permet une utilisation différente du module « affectation » en groupage et distribution, tout en travaillant sur la même base de données, ce qui permet, pour une entreprise traitant des activités multiples, le mixage du fret, par exemple, compléter un camion de lot par de la messagerie et réciproquement.

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